El modelo posmoderno de integración del Sistema de Gestión Empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) se ha convertido cada vez más en una realidad dentro de las empresas. Sin embargo, su aplicación requiere un nivel de integración de sistemas sin precedentes entre diferentes programas, la mayoría de los cuales se encuentran en modelos de Software as a Service, del inglés SaaS (Software as a Service).

Sin embargo, la integración efectiva de sistemas heredados entre un ERP en la nube y cualquier servicio externo requiere mucho más que solo API. 

Las grandes empresas son capaces de afrontar los altísimos costes de sus integraciones y los elevados costes de mantenimiento. Sin embargo, este modelo no es realista para el mercado de las pequeñas y medianas empresas (PYME).  

Sin embargo, una vez conscientes de la importancia de integrar sistemas heredados para la actividad de empresas de cualquier tamaño , es necesario identificar una solución viable para ello, y saber que existe. ¡Aprenda más abajo!

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¿Por qué integrar sistemas heredados?

1- Mayor dinamismo en el flujo informativo

Los sectores que están muy cerca y necesitan estar en contacto se ven directamente beneficiados por esta integración de sistemas heredados. Por ejemplo, el inventario y las compras deben comunicarse de manera efectiva para que ambos puedan trabajar juntos .

Además, el sector de compras necesita saber exactamente qué productos están disponibles, cuáles están agotados y cuáles están a punto de agotarse, para poder anticiparse a la adquisición y no agotarse. El flujo y las demandas del stock, a su vez, ya dependen del sector de ventas.

Así, tenemos sectores interdependientes que necesitan estar al tanto de las actualizaciones de los demás , con el fin de satisfacer o incluso anticipar necesidades, asegurando el funcionamiento armonioso de la empresa con las demandas de los clientes.

Es decir, la integración de sistemas permite acceder a la información de las actividades de la empresa en tiempo real , dotando a todos los sectores de conocimientos fundamentales para funcionar con mayor eficiencia.

2- Reducción de errores

La ausencia de comunicación en tiempo real de datos de diferentes sectores, especialmente aquellos que están directamente interconectados, deja a la empresa vulnerable y propensa a cometer errores. 

En este contexto, las actividades se realizan con base en conjeturas o utilizando información desactualizada, lo que termina resultando en una carga para el negocio.

La integración de sistemas elimina este cuello de botella, brindando a los gerentes una visión global de la empresa basada en datos , además de reducir errores y retrabajos, también permite implementar mejoras en los procesos.

3- Elimina la repetición de datos

Trabajar con datos duplicados es un problema para la empresa, ya que representa un retrabajo para los equipos. Esto sucede con mayor frecuencia cuando cada sector trabaja de forma aislada.  

Más que evitar retrabajos, la integración de sistemas aporta mayor seguridad a los procesos , evitando las mayores complicaciones que puede ocasionar la duplicación de datos, como la emisión de facturas duplicadas por la misma compra y, peor aún, con datos diferentes.

4- Aumenta el control de procesos y la ganancia de rendimiento

Contar con sistemas integrados también permite a los gerentes observar y monitorear con mayor precisión los procesos de sus sectores y de la empresa en su conjunto, lo que agiliza la resolución de problemas , además de reducir el riesgo de desgaste y penalizaciones con los organismos de inspección por errores evitables.

4 ejemplos del impacto de la integración de sistemas por nicho

La integración de los sistemas ERP brinda beneficios generales que pueden reflejarse de manera diferente en la variedad de sectores en los que operan las PYME. A continuación ofreceremos una visión más práctica de los impactos de esta medida en áreas específicas de actividad.

1. Industria

El sector industrial es, sin duda, uno de los sectores que más se beneficia de la integración de sistemas, ya que además de los beneficios para la gestión, la comunicación fluida de datos favorece, por ejemplo, una prevención de accidentes más eficaz y la monitorización del rendimiento de las máquinas.

Además, la integración promueve una mejor toma de decisiones, reduciendo pérdidas y aumentando resultados. De lo contrario, la fábrica puede tener procesos que consumen mucho tiempo con pasos burocráticos que pueden eliminarse con un sistema ERP completo.

Por ejemplo, la adquisición de insumos para la construcción de un determinado producto puede tomar más tiempo si el sector comprador no conoce la demanda con anticipación. Esto retrasa las entregas y puede comprometer toda la cadena de producción.

2. Venta al por menor

El retail es un área que suele tener un gran volumen de procesos, con ventas diarias y gestión de empleados, proveedores y clientes. Todo esto implica una mayor atención a todo el proceso.

La integración de sistemas en estos establecimientos ayuda en la organización y dinamización de la rutina de trabajo , favoreciendo la mejora de los servicios que se ofrecen al cliente, algo muy importante en un mercado tan competitivo como el del retail.

Esta integración también proporciona medios para hacer frente a acciones esenciales, como estrategias para liberar productos de stock, evitando que queden varados o incluso que pierdan las propiedades mínimas para ser vendidos.

El constante flujo de entrada y salida de productos en el retail los convierte en uno de los sectores que más necesitan tener sus sectores conectados, ya que cualquier falla en la comunicación puede resultar en exceso o falta de producto en stock, provocando pérdidas .

3. Agroindustria

Un sector que se ocupa de productos vivos, perecederos y sensibles como la agroindustria no puede prescindir de un flujo de comunicación eficiente. En este campo, el tiempo invertido importa mucho, ya que los retrasos y errores pueden resultar en una pérdida importante de inversión en productos y procesos.

Un sistema integrado permitirá al administrador una visión total de las actividades agrícolas , en el campo o en el pasto, hasta la entrega. Aparte de eso, la productividad en la agroindustria puede optimizarse a partir de la automatización de tareas repetitivas y operativas por parte del ERP , dejando al equipo más dedicado a resolver problemas más complejos o proponer medidas que aumenten la rentabilidad.

La integración también contribuye a un control de inventario más efectivo , alineando la demanda de producción y el movimiento de materiales. Así, la empresa puede calcular y tomar la mejor decisión sobre cómo satisfacer las necesidades de inventario en períodos de menor cosecha del producto que suministra, por ejemplo.

4. Logística

Las empresas de logística tienen un gran desafío en sincronizar los diferentes sectores que manejan para que sus entregas sucedan según lo planeado. La integración de sistemas promueve una mayor claridad en la ejecución de la cadena de suministro y distribución , al permitir la visualización de todo el proceso, además de permitir la automatización de pasos para agilizar acciones.

La integración de sistemas también facilita el control del almacén, tanto en lo que respecta a la recepción como al almacenaje y movimiento de mercancías a otros almacenes o al cliente final, favoreciendo el cumplimiento de los plazos de entrega.

Menos errores y más productividad también implica reducción de costes , ya sea eliminando papeleo físico, reduciendo retrabajos o evitando la pérdida de mercancías. Con estas optimizaciones, el negocio gana aún más competitividad, dando mayor confiabilidad a la marca.

iPaaS: la solución para integrar sistemas en pymes

Como hemos visto, a medida que la empresa digitaliza sus servicios y productos, surge la necesidad de integrarlos para que la gestión siga siendo ágil y eficiente. 

Así, es común que las empresas adquieran el sistema ERP y busquen APIs que puedan conectarlo a sus programas ya en uso , como finanzas, CRM, marketing, logística, entre otros.

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Sin embargo, a diferencia de las grandes corporaciones, si bien las PYMES necesitan integrar sus diferentes sistemas, generalmente no cuentan con la misma estructura técnica y financiera para soportar los altos costos que requiere este tipo de procesos.

iPaaS (Integration Platform as a Service) es una tecnología que trabaja sobre el modelo ERP compuesto , evitando la sobrecarga de personalización de este sistema y aliviando el proceso de integración en términos de tiempo y costos.

Una encuesta de Gartner afirma que para 2023, las empresas que adopten este modelo superarán a sus competidores en la velocidad de despliegue de nuevos recursos, es decir, en innovación tecnológica .

El Integra.Sky , el iPaas de Sky. One, por ejemplo, permite automatizar la rutina de trabajo y centralizar la gestión de todos los sistemas empresariales de forma sencilla y segura.

Esta plataforma de integración consta de un conjunto de herramientas automatizadas, lo que elimina la necesidad de producir APIs complejas y costosas , además de ofrecer replicabilidad y funciones de mercado, convirtiéndola en una solución diferenciada para las PYMES.

Integra.Sky Integra.Sky una interfaz amigable y una estructura muy intuitiva, lo que garantiza seguridad, agilidad, reducción de costos y libertad para elegir el mejor software para su empresa, incluso para usuarios que son nuevos en el uso de esta tecnología. ¡En el siguiente video puede obtener más información sobre el iPaas de Sky.One !

Esperamos que este texto le haya ayudado a comprender mejor la importancia de integrar sistemas en su pequeña o mediana empresa y le haya ofrecido una solución interesante para optimizar sus procesos comerciales.

Ahora, ¿qué tal profundizar sus conocimientos sobre esta tecnología de integración que favorecerá el éxito de su empresa? 

¡Quiero saber más sobre la integración!

 

Escrito por

Equipo Sky.One

Este contenido fue producido por el equipo de expertos en transformación digital y en la nube de SkyOne.