O modelo pós-moderno de integrar Sistema de Gestão Empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) tem se tornado cada vez mais uma realidade dentro das empresas. Porém, sua aplicação requer um nível sem precedentes de integração de sistemas entre diferentes programas, sendo, em sua maioria, em modelos Software como um Serviço, do inglês SaaS (Software as a Service).

Entretanto, integrar sistemas legados efetivamente entre um Cloud ERP e quaisquer serviços externos requer muito mais que somente APIs. 

Grandes empresas conseguem arcar com os altíssimos custos de suas integrações e com os altos gastos de manutenção. Este modelo, no entanto, não é realista para o mercado de pequenas e médias empresas (PMEs). 

Contudo, uma vez cientes da importância de integrar sistemas legados para a atividade de empresas de qualquer porte, é preciso identificar uma solução viável para isso, e saiba que ela existe. Saiba mais a seguir!

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Por que integrar sistemas legados?

1- Maior dinamismo no fluxo informacional

Setores que têm grande proximidade e precisam estar em contato são beneficiados diretamente por essa integração de sistemas legados. Por exemplo, estoque e compras precisam ter uma comunicação eficaz para que ambos possam atuar em conjunto.

Além disso, é preciso que o setor de compras saiba exatamente quais produtos estão disponíveis, quais estão em falta e aqueles que estão prestes a esgotar para antecipar a aquisição e não deixar faltar. O fluxo e as demandas do estoque, por sua vez, já dependem do setor de vendas.

Assim, temos setores interdependentes que precisam estar a par das atualizações uns dos outros, de modo a suprir ou mesmo antecipar as necessidades, garantindo o funcionamento harmônico da empresa com as demandas dos clientes.

Ou seja, integrar sistemas permite o acesso à informação sobre as atividades da empresa em tempo real, proporcionando a todos os setores conhecimentos fundamentais para funcionar de maneira mais eficiente.

2- Redução de erros

A ausência de comunicação em tempo real dos dados dos diversos setores, principalmente os que estão diretamente interligados, deixa a empresa vulnerável e propensa a cometer erros. 

Nesse contexto, as atividades são realizadas com base no achismo ou utilizando informações desatualizadas, o que acaba resultando em ônus para o negócio.

A integração dos sistemas elimina esse gargalo, proporcionando aos gestores uma visão global do empreendimento e baseada em dados, além de reduzir erros e retrabalhos, ainda permite implementar melhorias nos processos.

3- Elimina a repetição de dados

Trabalhar com dados duplicados é um problema para a empresa, posto que representa retrabalho para as equipes. Isso acontece com maior frequência quando cada setor trabalha de forma isolada. 

Mais do que evitar o retrabalho, integrar sistemas confere maior segurança aos processos, evitando maiores complicações que a duplicidade de dados pode causar, a exemplo da emissão duplicada de notas fiscais para uma mesma compra e, pior, com dados diferentes.

4- Aumenta o controle dos processos e ganho de performance

Ter os sistemas integrados também permite que os gestores possam observar e monitorar com maior precisão os processos de seus setores e da empresa como um todo, o que agiliza a resolução de problemas, além de reduzir os riscos de desgastes e penalização  junto aos órgãos fiscalizadores por erros evitáveis.

4 Exemplos do impacto da integração de sistemas por nicho

Integrar os sistemas do ERP traz benefícios gerais que podem se refletir de maneira diversa na variedade de setores nos quais atuam as PMEs. A seguir vamos oferecer uma visão mais prática dos impactos dessa medida em ramos de atuação específicos.

1. Indústria

O setor industrial é, sem dúvida, um dos que mais se beneficia com a integração de sistemas, pois afora os benefícios para a gestão, a comunicação fluida de dados favorece, por exemplo, uma prevenção mais efetiva de acidentes e o monitoramento do desempenho de máquinas.

Além disso, a integração promove uma tomada de decisão mais acertada, diminuindo perdas e aumentando os resultados. Do contrário, a fábrica pode ter seus processos demorados com etapas burocráticas que podem ser eliminadas com um completo sistema ERP.

Por exemplo, a aquisição de insumos para construção de determinado produto pode demorar mais caso o setor de compras não saiba com antecedência daquela demanda. Isso atrasa entregas e pode comprometer toda a cadeia produtiva.

2. Varejo

O varejo é uma área que costuma ter um volume grande de processos, com vendas diárias e gestão de colaboradores, fornecedores e clientes. Isso tudo implica em atenção redobrada sobre todo o processo.

Integrar sistemas nesses estabelecimentos auxilia na organização e dinamismo da rotina de trabalho, favorecendo a melhoria dos serviços oferecidos para o cliente, o que é muito importante em um mercado tão competitivo quanto o de varejo.

Essa integração também proporciona meios para lidar com ações essenciais, como estratégias para dar vazão a produtos do estoque, evitando que fiquem encalhados ou até percam as propriedades mínimas para serem comercializados.

O fluxo constante de entradas em saídas de produtos no varejo torna-os um dos ramos que mais precisa ter seus setores conectados, pois qualquer falha na comunicação pode implicar em excesso ou falta de produto no estoque, gerando prejuízo

3. Agronegócio

Um setor que lida com produtos vivos, perecíveis e sensíveis como o agronegócio não pode abrir mão de um fluxo de comunicação eficiente. Neste ramo, o tempo gasto importa muito, pois atrasos e equívocos podem resultar na perda expressiva de investimento em produtos e processos.

Um sistema integrado vai permitir ao gestor uma visão total das atividades agrícolas, no campo ou no pasto, até a entrega. Fora isso, a produtividade no agronegócio pode ser otimizada a partir da automatização de tarefas repetitivas e operacionais pelo ERP, deixando a equipe mais dedicada à resolução de problemas mais complexos ou proposição de medidas que aumentem a lucratividade. 

A integração também colabora para um controle de estoque mais eficaz, alinhando a demanda de produção e movimentação de materiais. Assim, a empresa consegue calcular e tomar a melhor decisão sobre como suprir as necessidades de estoque em períodos de menor safra do produto que fornece, por exemplo. 

4. Logística

Empresas de logística têm um grande desafio em sincronizar os diversos setores que administram para que suas entregas aconteçam conforme o planejado. A integração dos sistemas promove maior clareza à execução da cadeia de suprimentos e distribuição, ao permitir a visualização de todo o processo, além de permitir automatizar etapas para ganhar celeridade nas ações. 

Integrar sistemas também facilita o controle dos depósitos, tanto no que diz respeito ao recebimento quanto ao armazenamento e movimentação das mercadorias para outros depósitos ou para o cliente final, favorecendo o cumprimento dos prazos de entrega.

Menos erros e mais produtividade implica ainda em redução de custos, seja por eliminar a papelada física, pela redução do retrabalho ou prevenção do extravio de mercadorias. Com essas otimizações, o negócio ganha ainda competitividade, imprimindo maior confiabilidade à marca. 

iPaaS: a solução para integrar sistemas em PMEs

Como vimos, à medida que a empresa vai digitalizando seus serviços e produtos, há a necessidade de integrá-los para que a gestão permaneça ágil e eficiente. 

Assim, é comum que as empresas adquiram o sistema ERP e busquem APIs que possam conectá-lo aos seus programas já em uso, como o financeiro, CRM, marketing, logística, entre outros.

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No entanto, diferente das grandes corporações, mesmo que as PMEs tenham necessidade de integrar seus diferentes sistemas, geralmente não contam com a mesma estrutura técnica e financeira para arcar com os altos custos que esse tipo de processo requer.

iPaaS (Integration Platform as a Service) é uma tecnologia que funciona no modelo de ERP composto, evitando a sobrecarga de personalização desse sistema e desonerando o processo de integração em tempo e custos.

Uma pesquisa do Gartner afirma que até 2023 as empresas que adotarem esse modelo ultrapassarão seus concorrentes na velocidade de implantação de novos recursos, isto é, em inovação tecnológica.

O Integra.Sky, o iPaas da Sky. One, por exemplo, possibilita a automatização da rotina de trabalho e centraliza a gestão de todos os sistemas do negócio de forma simples e segura.

Essa plataforma de integração consiste em um conjunto de ferramentas automatizadas, que dispensa a produção de APIs complexas e caras, além de oferecer as funções de replicabilidade e marketplace, tornando-se uma solução diferenciada para PMEs.

O Integra.Sky é hospedado na nuvem, conta com uma interface amigável e uma estrutura bem intuitiva, o que garante segurança, agilidade, redução de custos e liberdade para escolher os melhores softwares para sua empresa mesmo para usuários iniciantes no uso dessa tecnologia. No vídeo a seguir você poderá saber mais sobre o iPaas da Sky.One!

Esperamos que esse texto tenha te ajudado a compreender mais a importância de integrar sistemas na sua pequena ou média empresa e oferecido uma solução interessante para otimizar os processos do seu negócio.

Agora, que tal aprofundar seu conhecimento sobre essa tecnologia de integração que favorecerá o sucesso do seu empreendimento? 

Quero saber mais sobre integração!