saltar al contenido
Menos del 40% de las empresas sobreviven los primeros cinco años. Con el control de cuentas por pagar es posible evitar esta estadística, ya que esta herramienta es uno de los principales elementos para el balance financiero de cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande.
Al fin y al cabo, con esta estrategia es posible conocer y organizar todos los gastos de una empresa, evitando la mora o acumulación de pasivos más allá de la capacidad financiera del negocio.
En este contenido, comprenderá cómo funciona esta herramienta de gestión financiera y aprenderá las mejores prácticas para aumentar la productividad y la eficiencia en el sector.
¡Disfruta leyendo!
¿Qué es el Control de Cuentas por Pagar?
Para lograr el objetivo principal de la actividad empresarial (rentabilidad), es necesario invertir en espacio, materias primas, empleados, herramientas, etc.
Sabemos que invertir genera costos para el negocio y estos costos, cuando no se gestionan de la manera adecuada, pueden convertirse en verdaderas bolas de nieve y perjudicar el crecimiento de la empresa, pudiendo incluso llevarla a la quiebra.
Por ello, para evitar futuros problemas en el flujo de caja de tu negocio, es fundamental implementar el control de cuentas por pagar.
Esta estrategia tiene como objetivo organizar, gestionar y registrar el pago de todas las facturas de la empresa , evitando atrasos, multas e intereses.
¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
Todos los gastos necesarios para que la empresa pueda desarrollar su actividad deben ser incluidos en el control de cuentas por pagar.
A su vez, en el control de cuentas por cobrar debe estar presente toda la facturación que ingresa al cajero de la empresa .
Además, es fundamental implementar una estrategia que apunte a administrar tanto los activos como los pasivos, es decir, el control de las cuentas por pagar y por cobrar.
¿Cómo controlar las cuentas por pagar? 7 consejos prácticos
1. Separar las finanzas personales de las de la empresa
El primer paso hacia el éxito de una empresa es la separación de las finanzas, incluso en las micro y pequeñas empresas.
Con esta estrategia evitas utilizar los ingresos del negocio para compromisos personales. Además, con esta separación también se puede evitar lo contrario: el uso de recursos personales para cumplir con las obligaciones de la empresa.
Entonces, el primer (y fundamental) consejo práctico es utilizar una cuenta bancaria exclusiva para tu negocio , ¡destinando a ella todos los ingresos!
2. Centraliza el control de cuentas
¿Su empresa cuenta con varias hojas de cálculo o cuadernos para la gestión financiera? Si es así, debe abandonar esta estrategia y centralizar el control en un solo lugar.
Así, será más fácil organizar y consultar los gastos de un determinado mes o período, así como la fecha de vencimiento de cada obligación.
También te recomendamos optar por un módulo de organización financiera inteligente, con registro en la nube, que te permita acceder a tu planilla de control de cuentas por pagar desde cualquier lugar, dependiendo únicamente de una conexión a internet para acceder a ella.
3. Registre todas las transacciones
Todos los gastos deben ser registrados , independientemente de su monto. Esta práctica no solo asegura una gestión financiera eficiente, sino también el éxito de toda la empresa.
Después de todo, el sector financiero está relacionado (directamente o no) con todos los departamentos de una empresa.
Y cuando su gestión se vuelve ineficiente, termina influyendo negativamente en diversos sectores y actividades, por ejemplo: flujo , control de inventarios, medición de resultados, entre otros.
Por eso, siempre registre todas las transacciones, ya sea su valor BRL 30,00 o BRL 3.000,00, evitando sorpresas y retrasos en el pago al final del mes.
4. Supervisar el flujo de caja
El flujo de caja sirve para gestionar los pagos y cobros de una empresa, siendo parte fundamental para el control de las cuentas por pagar , ya que ofrece informes de todos los gastos.
Para asegurar su eficiencia, además de implementar esta herramienta, también es necesario monitorearla periódicamente, llevando un registro de sus registros y verificando el flujo de dinero.
Así, se vuelve más fácil identificar todos los gastos de una empresa durante un período determinado, así como las brechas financieras, que deben cubrirse lo más rápido posible.
5. Invierte en automatización
¿El sector financiero de su negocio cuenta con alguna tecnología que ofrezca mayor agilidad y asertividad para la operación?
Los errores humanos pueden causar grandes pérdidas a la empresa, poniendo en riesgo sus operaciones y, en consecuencia, su salud financiera.
Herramientas que contribuyen directamente al control de cuentas por pagar o, indirectamente, por ejemplo, a la gestión de proveedores , contribuyen a que este departamento financiero pueda actuar con alto rendimiento y entregando los resultados esperados.
Sin mencionar que, al invertir en automatización, su empresa asegura una mayor productividad de los empleados , quienes podrán dirigir su enfoque y energía a otras actividades que impliquen el crecimiento del negocio.
6. No utilice las cuentas por cobrar como garantía
Las ventas con tarjeta de crédito no siempre se cargan al mismo tiempo. De hecho, la gran mayoría de instituciones tardan hasta 30 días en liberar el crédito.
Por lo tanto, no considere este dinero como parte de sus activos disponibles, especialmente cuando asuma nuevos compromisos financieros, después de todo, pueden ocurrir imprevistos que impidan que su empresa cumpla con estas obligaciones.
Si es necesario, también es posible recurrir al anticipo de créditos , un recurso que debita este crédito pendiente antes de la fecha límite y tiene una tasa reducida en comparación con un préstamo convencional u otras formas de crédito .
7. Gestión eficiente de proveedores
El secreto para ser eficiente en la gestión de proveedores es la automatización de este sector mediante software inteligente.
De esta forma, toda la información y el flujo de procesos quedarán reunidos en un solo lugar, de forma automática e inteligente, permitiendo un acceso práctico y rápido a estos datos por ambas partes.
Lea también:
Pago a proveedores: ¿cómo negociar nuevos plazos?
Descubra el Marketplace Skyone
Con Skyone Marketplace es posible conectar tu sistema a una capa de servicios financieros y modernizar el acceso al crédito, automatizando tu sector de cuentas por pagar de forma sencilla, ágil y económica.
Además, su empresa ahora cuenta con ventajas como:
- Control sobre los títulos que se lanzan con anticipación;
- Anticipación de cuentas por cobrar a sus proveedores, con tarifas súper competitivas, sin importar el tamaño del negocio;
- Abono en cuenta al proveedor en 6 horas hábiles.
¡Comprenda mejor cómo funciona Skyone Marketplace ! ¡Haga clic aquí y hable con uno de nuestros expertos!
