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En un mercado que exige cada vez mayor innovación, muchas organizaciones han encontrado en los sistemas integrados de gestión (SIG) las soluciones y estrategias para optimizar sus procesos internos.
Para que os hagáis una idea, según una encuesta de Deloitte , el 89% de las empresas invirtió en sistemas y herramientas de gestión en 2020, y en 2021 , el 59% de ellas aumentó sus inversiones en estas plataformas.
Por lo tanto, dada su relevancia en un entorno empresarial innovador y competitivo, capaz de generar cambios significativos en la gestión corporativa, este artículo le ayudará a comprender mejor los sistemas integrados de gestión y cómo pueden ayudar a las organizaciones. ¡Descúbralo!
¿Qué es un sistema integrado de gestión?
Generalmente, una empresa con varios departamentos suele tener diferentes flujos de trabajo y procesos en sus distintas áreas. Lo que ocurre es que estas áreas terminan analizándose de forma aislada, con mínima comunicación con otros departamentos.
Este contexto dificulta que los directivos tengan una visión sistémica de la empresa , ya que cada área trabaja con procesos diferentes e independientemente de otros sectores.
Así, ya sea para logística, ventas, inventario, marketing o cualquier otro sector, todos utilizan herramientas que no intercambian información entre sí , lo que dificulta una visión estratégica del negocio.
Con un Sistema Integrado de Gestión (SIG), este escenario se invierte. Un SIG promoverá la integración de los sistemas , métodos y técnicas utilizados en una empresa. En otras palabras, unificará procesos y sistemas en una única plataforma, permitiendo al gerente tener una visión integrada del funcionamiento de toda la empresa.
Por ello, se ha vuelto fundamental en un entorno cada vez más competitivo, obligando a las empresas a buscar soluciones más ágiles y estandarizar procesos en su rutina organizacional.
En última instancia, si su equipo de marketing tiene acceso a información precisa y oportuna sobre detalles valiosos del proceso de ventas, como detalles geográficos y de comportamiento generados por los equipos de ventas y logística, por ejemplo, la orientación de las campañas y acciones puede ser mucho más efectiva.
Así, con la velocidad de producción y compartición de datos e información que ofrece un sistema de gestión integrado (IMS), el gerente puede analizar y pensar estratégicamente sobre el negocio que gestiona.
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¿Cómo saber si su empresa necesita un Sistema Integrado de Gestión (SIG)?
¿No sabes por dónde empezar?
Primero, revise lo siguiente: el sistema logístico, la transparencia de datos, la organización y los aspectos fiscales de la empresa. Para cada una de estas áreas, identifique las dificultades que se enumeran a continuación. Si su empresa presenta estas debilidades, es momento de adoptar un Sistema Integrado de Gestión .
1- Mala logística
Las dificultades en la logística pueden deberse a una falta de comunicación entre los departamentos de ventas y logística, generando por ejemplo ineficiencias que pueden derivar en retrasos en las entregas, así como otros errores que podrían evitarse con un sistema de gestión integrado (IMS).
Esto generará costos para toda la empresa. Si este tipo de problema es frecuente, un Sistema Integrado de Gestión (SIG) ayudará a estandarizar el trabajo, integrando a los sectores responsables para garantizar la entrega correcta de los resultados dentro del plazo establecido.
2- Baja transparencia de los datos
La falta de transparencia en cuanto a los datos de ganancias e ingresos puede generar una mala visibilidad de los recursos, lo que se reflejará en los precios.
Por lo tanto, es fundamental comprender bien el origen de los ingresos de la empresa para comprender qué productos generan qué resultados. Esto permite ajustar los precios si es necesario.
Esta visión integral de la rentabilidad se puede lograr con el SGI (Sistema Integrado de Gestión).
3- Desorganización y falta de integración
La desorganización empresarial se puede identificar cuando hay falta de conocimiento sobre el flujo de caja, falta de claridad sobre la cantidad de materias primas disponibles en stock y dificultad para calcular la cantidad de suministros.
Todos estos hechos son claras señales de que la gestión no está integrada y que los departamentos trabajan de forma aislada, sin compartir información que pueda ayudar al crecimiento colectivo de la empresa.
4- Falta de conocimientos fiscales
Un gerente que no tenga la preparación suficiente para manejar los temas fiscales de la empresa puede cometer errores que perjudiquen a la empresa ante las autoridades pertinentes.
Si una empresa incumple con sus obligaciones legales por negligencia o falta de conocimiento por parte del directivo, sufrirá sanciones que, dependiendo de la estructura del negocio, pueden afectar directamente su desempeño, credibilidad y posición en el mercado .
5- Fallos recurrentes
Cuando se desarrollaron, muchos programas de software fueron diseñados con un único objetivo en mente: ayudar a los usuarios con sus puntos débiles para complementar y enriquecer los datos corporativos.
Sin embargo, la necesidad de personalizar las soluciones ha generado problemas recurrentes de conectividad, seguridad y sincronización . Esto se debe a que las soluciones no se desarrollaron para comunicarse entre sí.
¿Por qué invertir en la integración de procesos de negocio?
Un sistema de gestión integrado es necesario para abordar las dificultades y problemas mencionados anteriormente e impulsar los resultados de la empresa. Para lograrlo, es fundamental elegir la plataforma que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de la empresa.
Por lo tanto, la elección debe tener en cuenta la credibilidad y reputación que tiene el sistema de integración en el mercado .
En resumen, comprenda los principales puntos críticos de su negocio y cómo el sistema puede eliminarlos:
1- Sistema Integrado de Gestión y aumento de la productividad
Con la integración completa de sectores, equipos y procesos, el rendimiento de la empresa mejorará de forma natural. Aquí, el equipo trabajará con mayor eficiencia al tener una visión completa de los procesos y poder dedicarse de forma más ágil, en línea con los objetivos de la empresa.
El gerente, a su vez, tendrá una visión general del rendimiento del equipo , analizando los niveles de productividad, y con estos datos también podrá tomar decisiones e inversiones que mejoren la productividad del equipo.
2- Optimización del trabajo
Junto al aumento de la productividad, tenemos la optimización del trabajo en equipo, también debido a la integración de procesos y departamentos.
De esta forma, los departamentos que generan información mutuamente relevante, como ventas y marketing, pueden discutir mejor sus necesidades y procesos , monitoreando en tiempo real lo que se está haciendo y realizando correcciones durante el proceso.
Además de evitar retrabajos, esto contribuye a entregar un producto o servicio de mayor calidad y sin demoras .
3- Sistema Integrado de Gestión y estrategia en la toma de decisiones
Una visualización integrada de los procesos y el desempeño del equipo brinda a los gerentes una visión general completa de las áreas que son más rentables o tienen mayor productividad.
Esta información, en reportes entregados por el sistema integrado de gestión, sirve como base para una toma de decisiones más precisa y estratégica, ya que puede visualizar indicadores y métricas, analizar el desempeño de cada sector o el desarrollo de cada proceso, identificar pros y contras, y replantear la estrategia si es necesario.
4- Seguridad de la información
A través del sistema de gestión integrado, el gerente puede acceder a datos e información relevante y precisa sobre los procesos e indicadores de la empresa.
Esta seguridad sobre la información obtenida permite una toma de decisiones correcta y eficaz, ya que las decisiones se toman en base a una visión realista diagnosticada por el sistema integrado de gestión.
5- Sistema de Gestión Integrado: ahorra tiempo y dinero.
Otra clara ventaja de implementar un sistema integrado de gestión (SIG) es el ahorro de costes y tiempo. Al fin y al cabo, el sistema integrado se alimentará de todos los sectores y todos podrán consultar los nuevos datos en tiempo real.
El sistema puede procesar y generar informes al instante, actualizando los datos a medida que se introducen. En términos de procedimientos empresariales, esto facilita el trabajo y reduce el tiempo que tardan otros departamentos en acceder a la información a través del sistema.
Conclusión sobre el Sistema Integrado de Gestión
Un sistema de gestión integrado hace que la gestión empresarial sea más sofisticada, además de más ágil y eficiente.
Uno de los muchos factores que contribuyen al éxito de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es el fácil acceso a datos precisos sobre el desempeño de cada área de la empresa (marketing, ventas, finanzas, logística, etc.), lo que permite a los gerentes lograr una visión analítica e inteligente basada en información relevante.
Por lo tanto, el sistema de gestión integrado destaca la importancia de la gestión basada en datos. ¿Quiere saber más sobre este tema? ¡ Hable con uno de nuestros especialistas !
