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El proyecto entre Skyone y 4IES implicó la integración de información con la aplicación financiera de la empresa. Por lo tanto, invirtió en un proyecto iPaaS para acelerar sus entregas.
Acerca de la empresa
4IES las instituciones reciban las tasas de matrícula, garantizando el 100 % de los ingresos incluso antes de que los estudiantes paguen, solucionando así los problemas de morosidad y liquidez.
La tecnología financiera de 4IES permite a los estudiantes generar duplicados de comprobantes de pago, recibir alertas, prepagar cuotas, negociar pagos e integrar sus canales de comunicación preferidos, reduciendo la morosidad y la deserción escolar a través de métricas predictivas basadas en neurociencia.
Desafíos
Con la aceleración de su estrategia de comercialización, se hizo necesario encontrar una solución de integración de sistemas que permitiera escalar la incorporación de clientes y reducir el tiempo transcurrido entre la incorporación y la generación de resultados para el negocio. Una de las principales barreras para el crecimiento de 4IES es la diversidad de sistemas administrativos que utilizan los clientes; existen cientos de sistemas en el mercado, cada uno con su propia lógica de integración.
Un gran porcentaje de instituciones educativas terminan enviando sus documentos en formato Excel, que, incluso cuando se envían con el diseño correcto, aún requieren una importante intervención humana para clasificarlos e importarlos al sistema de gestión 4IES antes de ser procesados.
Dado que las instituciones no pueden modificar sus sistemas administrativos, fue necesario resolver el problema de integración con Excel y buscar otro formato. Incluso con la integración de API, la integración mediante hojas de cálculo de Excel (CSV) fue necesaria para evitar perder el nicho de mercado que no cuenta con API.
4IES no contaba con una plataforma propia para importar y transformar datos durante el proceso de onboarding, lo que implicaba que introducir los datos de los clientes en la aplicación resultaba muy laborioso y requería mucho tiempo, comprometiendo al equipo interno y, en consecuencia, la entrega de los proyectos.
Según Cleiton Martins, Product Manager de 4IES, "necesitábamos más agilidad para integrar la información, para llevar los datos de los clientes internamente de una manera práctica y rápida, y eso es exactamente lo que Skyone nos ayudó a hacer: mejorar el proceso de incorporación de los clientes"
La falta de uso de una plataforma de automatización e integración de datos fue sin duda lo que obstaculizó la estrategia de salida al mercado de 4IES y su capacidad para generar resultados comerciales.
Solución
Cleiton conoció a Skyone en la Cumbre Bossa Nova 2022 mientras visitaba a expositores en busca de soluciones para sus problemas empresariales. Según Cleiton: «Estábamos en el evento buscando novedades cuando conocimos a Skyone y vimos la posibilidad de realizar integraciones sin código y con una inversión mínima. Agendamos una reunión de inmediato y la colaboración surgió rápidamente»
El equipo de arquitectura de Skyone se dio cuenta de que la mejor solución para 4IES sería empoderar al equipo de operaciones y proporcionar las funcionalidades de integración mediante FTP/SFTP, transformación de datos en el flujo de trabajo e importación automática. Tras varias sesiones de intercambio de conocimientos, el equipo comenzó a utilizarlo de forma independiente e integrándolo con éxito a sus clientes.
Cleiton añade que «las mayores ventajas del iPaaS de Skyone se relacionan con su flexibilidad y la forma en que utiliza low-code para crear integraciones rápidamente y con una reducción significativa del esfuerzo. Al ser una plataforma de alto nivel, no necesitamos contratar servicios de implementación ni soporte para desarrollar las integraciones, lo que nos ha ayudado a ahorrar tiempo y a ganar velocidad interna».
Resultados
Los empleados de 4IES redujeron el tiempo necesario para implementar nuevas operaciones con sus clientes, disminuyendo significativamente los procesos manuales que antes requerían la gestión y organización de hojas de cálculo de Excel. Tras integrar sus sistemas con Skyone, la información se genera, sincroniza y actualiza según las necesidades del negocio.
Los procesos se volvieron más eficientes, lo que tuvo un impacto positivo en varios aspectos del negocio. "Ahorramos hasta un 70 % en el desarrollo de proyectos y los ingresos aumentaron con la incorporación de nuevos usuarios. Antes de Skyone, atendíamos a nuestros clientes únicamente a través de la API interna, y tras contratar la plataforma, integramos a 6000 nuevos estudiantes en el primer mes con la importación de hojas de cálculo, lo que permitió atender a más de 10 000 estudiantes a la vez", afirma
Hoy en día el proyecto está funcionando muy bien, los procesos se han vuelto más ágiles y menos burocráticos y esperamos ampliar las integraciones API a otras áreas del negocio utilizando Skyone .
