Controle de contas a pagar: 7 práticas para melhorar a produtividade

Menos de 40% das empresas sobrevivem aos cinco primeiros anos. Com o controle de contas a pagar é possível evitar essa estatística, visto que essa ferramenta é um dos elementos principais para o equilíbrio financeiro de qualquer empreendimento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.

Afinal, com essa estratégia, é possível conhecer e organizar todos os gastos de uma empresa, evitando inadimplência ou acúmulo de passivos além da capacidade financeira do negócio.

Neste conteúdo, você vai entender como funciona essa ferramenta de gestão financeira e aprender as melhores práticas para aumentar a produtividade e eficiência do setor.

Aproveite a leitura!

O que é o controle de contas a pagar?

Para alcançar o principal objetivo da atividade empresarial (o lucro), é necessário investir em espaço, matérias-primas, colaboradores, ferramentas, etc.

Sabemos que investir gera custos ao negócio e esses custos, quando não gerenciados da forma certa, podem se transformar em verdadeiras bolas de neve e prejudicar o crescimento da empresa, podendo levá-la até mesmo à falência.  

Sendo assim, para evitar problemas futuros no fluxo de caixa do seu negócio, é fundamental implementar o controle de contas a pagar. 

Essa estratégia visa organizar, gerenciar e registrar o pagamento de todas as contas da empresa, evitando atrasos, multas e juros.

Qual a diferença entre contas a pagar e receber?

Devem constar no controle de contas a pagar todos os gastos necessários para que a empresa consiga exercer sua atividade. 

Por sua vez, no controle de contas a receber deve estar presente todo o faturamento que entra no caixa da empresa.

Além disso, é essencial implementar uma estratégia que vise gerenciar tanto o ativo como o passivo — isto é, o controle de contas a pagar e a receber. 

Como fazer o controle de contas a pagar? 7 dicas práticas

1. Separe as finanças pessoais da empresa

O primeiro passo para o sucesso de um empreendimento é a separação das finanças, mesmo em micro e pequenas empresas.

Com essa estratégia, você evita utilizar os rendimentos do negócio para compromissos pessoais. Além disso, com essa separação, também é possível evitar o contrário: uso de recursos pessoais para cumprir as obrigações da empresa.

Então, a primeira (e fundamental) dica prática é utilizar uma conta bancária exclusiva para seu negócio, direcionando todos os rendimentos para ela!

2. Centralize o controle de contas

Sua empresa possui várias planilhas ou cadernos para gestão financeira? Se sim, você deve abandonar essa estratégia e centralizar o controle em um só lugar.

Assim, será mais fácil organizar e consultar as despesas de um determinado mês ou período, assim como a data de vencimento de cada obrigação.

Recomendamos, ainda, optar por um módulo de organização financeira inteligente, com registro na nuvem, possibilitando o acesso à sua planilha de controle de contas a pagar de qualquer lugar, dependendo apenas de conexão com a internet para acessá-la.

3. Registre todas as transações

Todos os gastos devem ser registrados, independentemente do seu valor. Essa prática não só garante uma gestão financeira eficiente, como também o sucesso de toda empresa.

Afinal, o setor de finanças está relacionado (diretamente ou não) com todos os departamentos de um negócio. 

E quando o seu gerenciamento se torna ineficiente, acaba influenciando negativamente diversos setores e atividades, por exemplo: fluxo de caixa, controle de estoque, mensuração de resultados, dentre outros.  

Por isso, sempre registre todas as transações — seja seu valor R$ 30,00 ou R$ 3.000,00 — evitando surpresas e atrasos no pagamento ao final do mês.

4. Monitore o fluxo de caixa

O fluxo de caixa serve para gerenciar os pagamentos e recebimentos de uma empresa, sendo peça fundamental para o controle de contas a pagar, dado que oferece relatórios sobre todos os custos.

Para garantir sua eficiência, além de implementar essa ferramenta, também é preciso monitorá-la periodicamente, acompanhando seus registros e verificando o fluxo do dinheiro.

Assim, torna-se mais fácil identificar todos os gastos de uma empresa durante determinado período, assim como lacunas financeiras — que devem ser preenchidas o mais rápido possível.

5. Invista em automação

O setor financeiro do seu negócio conta com alguma tecnologia que ofereça maior agilidade e assertividade para a operação? 

Erros humanos podem gerar grandes prejuízos à empresa, colocando em risco suas operações e, como consequência, a sua saúde financeira.

Ferramentas que contribuem diretamente com o controle de contas a pagar ou, indiretamente, por exemplo, com a gestão de fornecedores, contribuem para que esse departamento financeiro tenha  condições de atuar com alta performance e entregando os resultados esperados. 

Sem falar que, ao investir em automação, sua empresa garante maior produtividade dos funcionários, que poderão direcionar o foco e energia para outras atividades que impliquem no crescimento do negócio. 

6. Não use as contas a receber como garantia

Vendas realizadas no cartão de crédito nem sempre são debitadas na mesma hora. Na verdade, a grande maioria das instituições demora até 30 dias para liberar o crédito.

Portanto, não considere esse dinheiro como parte dos seus ativos disponíveis, sobretudo na hora de assumir novos compromissos financeiros, afinal, imprevistos podem acontecer, impedindo que sua empresa cumpra essas obrigações.

Caso seja necessário, é possível recorrer, ainda, à antecipação de recebíveis, um recurso que debita esse crédito pendente antes do prazo e dispõe de uma taxa reduzida quando comparada com um empréstimo convencional ou outras formas de crédito.

7. Gestão eficiente de fornecedores

O segredo para ter eficiência na gestão dos fornecedores é a automatização desse setor por um software inteligente.

Assim, todas as informações e fluxo de processos estarão reunidos em um só lugar, de modo automático e inteligente, permitindo o acesso prático e rápido a esses dados por ambas as partes.

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Pagamento de fornecedores: como negociar novos prazos?

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Além disso, sua empresa passa a contar com vantagens como:

• Controle sobre os títulos que são liberados para antecipação;
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• Crédito em conta para o fornecedor em até 6h úteis.

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